Anleitung & Hilfe

1. Erste Schritte

• 1Konto anlegen oder per Einladung beitreten. Anmeldung per E-Mail-Code, Passwort oder SSO (Google / Microsoft Entra).
• 230 Tage kostenlos testen – kein Vertrag, keine Kreditkarte. Danach Plan wählen.
• 3Im Profil optional 2FA aktivieren. Für Administrator-Konten mit Passwort ist 2FA verpflichtend.

2. Beleg erfassen

• 1Beleg per Drag & Drop, Datei-Upload oder Foto in den Belegeingang legen.
• 2Die AI/OCR liest Händler, Betrag, Datum und Belegart automatisch aus. Werte prüfen und korrigieren.
• 3Belegart, Kostenstelle und ggf. Reise zuordnen, dann als Ausgabe speichern.

Tipp: Bewirtungsbelege erfassen zusätzlich Teilnehmer/Gäste und Anlass – Pflichtangaben für den Betriebsausgabenabzug.

3. Reise & Pauschalen

• 1Reise anlegen (Ort, Zeitraum, Zweck). Belege dieser Reise zuordnen.
• 2Über „Pauschalen berechnen" Verpflegung, Übernachtung und Kilometergeld erzeugen.
• 3Verpflegung: An-/Abreise- und volle Tage; gestellte Mahlzeiten kürzen automatisch (Frühstück 20 %, Mittag/Abend je 40 %).
• 4Kilometer: mehrere Fahrten je Reise (Hin-/Rückfahrt, Zwischenfahrten) – jede Fahrt wird als eigene Ausgabe gespeichert.
• 5Auslandsreisen: Land wählen oder Sätze anpassen. Inlandssätze (Stand 2026) sind vorausgefüllt.

4. Einreichen & Freigabe

Spesenwerk trennt klar zwischen Erfassen und Freigeben:

• 1In Erfassung (Entwurf): Mitarbeiter können Ausgaben frei bearbeiten und löschen.
• 2Einreichen: Über „Reise einreichen" (oder je Ausgabe) gehen die Entwürfe zur Freigabe. Ab jetzt sind sie für Mitarbeiter gesperrt – kein weiteres Bearbeiten oder Löschen.
• 3Freigabe: Buchhaltung oder Admin geben frei oder lehnen ab. Abgelehnte Ausgaben werden wieder bearbeitbar und können erneut eingereicht werden.

Approver (Buchhaltung/Admin) werden bei Einreichung per E-Mail benachrichtigt; Mitarbeiter erhalten die Freigabe-/Ablehnungs-Entscheidung.

5. Export

• 1PDF-Reisekostenbericht je Reise: alle Positionen, angehängte Belege und Unterschrift des Mitarbeiters.
• 2CSV / ZIP für den Steuerberater bzw. zur Weiterverarbeitung (inkl. Belegdateien).
• 3Jeder Exportlauf wird revisionssicher protokolliert (Datum, Person, Filter, Belegart/Kostenstelle).

6. Rollen & Team

• Mitarbeiter: erfasst und reicht eigene Ausgaben ein.
• Buchhaltung: sieht Organisationsdaten, gibt frei/ab, exportiert.
• Admin: zusätzlich Einstellungen, Team & Rollen, Firmendaten.
• Nur Lesen: Einsicht ohne Bearbeitung.

Mitglieder unter Einstellungen → Team & Rollen anlegen; sie erhalten eine Einladungs-E-Mail. Rollen lassen sich auch aus Microsoft-Entra-Gruppen ableiten.

7. Sicherheit

• Anmeldung per E-Mail-Code, Passwort oder SSO. Passwort vergessen? Über „Passwort zurücksetzen".
• 2FA (TOTP) im Profil aktivierbar; für Passwort-Admins verpflichtend.
• Strikte Mandantentrennung: jede Organisation sieht ausschließlich ihre eigenen Daten.

8. Speicher & Aufbewahrung

• Basis-Speicher je Plan: Solo 5 GB, Team 25 GB, Business 100 GB.
• Mehr Speicher: +10 GB für 5 € / Monat je Block.
• Originalbelege unverändert gespeichert (GoBD-orientiert) – jederzeit vollständiger, prüfsicherer Export (CSV + Belege) fürs Archiv. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht (Belege i. d. R. 8 Jahre, § 147 AO) liegt beim Unternehmen, nicht bei Spesenwerk.

Hinweis: Spesenwerk unterstützt die Vorbereitung für Buchhaltung und Steuerberatung und erbringt selbst keine Steuerberatung.